REUNIÕES PRODUTIVAS:

Neste artigo escreverei sobre reuniões produtivas, mas não as reuniões que frequentemente participamos em cargo de executivos para apresentação de resultados, reuniões de vendas, etc. e sim uma Reunião de Conselho Consultivo que é bem diferente.

Vamos começar pela missão do Conselho Consultivo que é de proteger e valorizar as organizações a longo prazo visando sua longevidade e buscando o equilibro harmônico entre acionistas, sua família e demais stakeholders, principalmente em empresas familiares onde há muitos interesses e conflitos de agencias.

Já participei de várias reuniões nesse formato e para manter uma reunião de Conselho Consultivo produtiva, deve-se atentar ao seguinte:

• Ter um calendário pré-definido;

• Ter uma coordenação e papéis bem definidos;

• Ter tempo para que todos possam dar sua opinião (equidade). A função do secretário é muito importante para o bom andamento dos encontros;

• Ter registro em pauta e ata para controle de todas as questões apontadas;

• Ter cronograma claro e respeitado pelo Conselho;

• Fazer levantamento e envio de pautas com antecedência para aprovação;

• Deixar muito claro o que é urgente/importante para que a reunião de Conselho não se torne gerencial/operacional.

Pontos importantes para a manutenção da perfeita ordem da reunião:

• Ter o regimento do Conselho – acordo entre Conselheiros;

• Ter uma avaliação 360° do Conselho;

• Entender as dores da empresa (visão estratégica);

• Ter uma coordenação – Chairman / Governance Office;

• Evitar, preferencialmente, que o CEO defina a pauta da reunião. O ideal é que o presidente do Conselho seja o responsável por esta atividade;

• Ter um pacto entre conselheiros para que todos possam falar, ouvir, contestar e, o mais importante: respeitar as opiniões uns dos outros;

• Ter objetividade na elaboração das pautas com as seguintes perguntas: O que? Quem? Quando? Como?

• Iniciar as reuniões (constar na ata), com as pendências do encontro anterior.

Porem há alguns protocolos anteriores que os conselheiros durante as entrevistas com os acionistas devem atentar-se. Aqui darei o meu testemunho onde, mesmo perguntando sobre a existência de alguns protocolos e normalmente a resposta é positiva, descobri no calor das discussões que não haviam os tais protocolos, gerando um grande desconforto durante a reunião.

Essa etapa é fundamental para que haja uma boa governança dentro das organizações. Governança é uma jornada e o seu bom funcionamento é fundamental para a manutenção do bom ambiente entre todos.

Alguns protocolos penso serem importantes e devem ser analisados e caso a organização não tenham formalizados, que sejam formalizados e apresentados aos conselheiros, que são:

1. Regime do Conselho;

2. Acordo dos acionistas;

3. Estatuto;

4. Código de Ética e Conduta;

5. Regra de Sucessão (dentro do acordo de acionistas);

6. Family Office;

7. Conselho de Família;

8. Política de Alçadas.

Você concorda ou descorda, deixe seu comentário.

Pense nisso e boa reunião!

Forte Abraço e Sucesso Sempre.